Зачем нужен фискальный накопитель
Онлайн-касса должна передавать данные о платежах по интернету. Для этого нужен фискальный накопитель — оборудование, которое стоит внутри кассы и выглядит как небольшая серая коробка.
Фискальный накопитель можно купить вместе с кассой или отдельно. Без фискального накопителя использовать кассу нельзя.
Что такое ОФД и как он связан с кассами
Фискальный накопитель записывает операции, удостоверяет их подлинность, шифрует и передает оператору фискальных данных — ОФД. Затем оператор отправляет информацию в налоговую инспекцию. Грубо говоря, фискальный накопитель как бы говорит налоговой: «Эта продажа точно была, у меня все записано».
Использовать можно только те модели накопителя, которые зарегистрированы в налоговой. Это можно проверить в реестре на сайте налоговой.
Проверить фискальный накопитель — на сайте налоговой
Стоимость. Фискальный накопитель стоит от 6000 до К12 000 ₽. Цена зависит от срока действия: они бывают на 15 и 36 месяцев. Когда срок накопителя истекает, нужно купить новый, а онлайн-кассу — перерегистрировать.
Срок работы. Предприниматель выбирает срок фискального накопителя исходя из своей системы налогообложения. Например, фискальный накопитель со сроком 36 месяцев подойдет:
- если ИП или ООО оказывает услуги;
- ИП и ООО на УСН или ЕСХН;
- ИП работает на патенте.
Правда, в некоторых случаях продавцы могут устанавливать накопители на 15 месяцев:
- если у них сезонная работа;
- они совмещают два режима, один из которых ОСН. Например, ИП одновременно работает на патенте и ОСН;
- они используют онлайн-кассу, которая работает в автономном режиме — не передает чеки в налоговую через ОФД. Так работают кассы на территориях, которые включены в список удаленных от сетей связи. Это населенные пункты, где проживает менее 10 тысяч человек, — местные органы власти утверждают списки таких мест;
- компания или ИП — платежный агент. То есть тот, кто принимает наличные платежи физических лиц, например за интернет, телефон, сотовую связь, ЖКУ и так далее.
Если ООО и ИП на спецрежиме торгуют подакцизными товарами, они должны использовать накопитель на 15 месяцев.
Если использовать накопитель, который не подходит по сроку, могут оштрафовать: ИП на 1500—3000 ₽, юрлицо на 5000—10 000 ₽.
Ценовой диапазон
Кроме технических характеристик прибора, для покупателя важную роль играет его фактическая стоимость, на которую влияют многие факторы.
- Быстрота распечатки чеков. Дешевый или бюджетный фискальный регистратор будет обладать низкой скоростью, что подойдет для небольших магазинчиков с маленьким товарооборотом. Если вам требуется ускорить процесс купли-продажи, стоить заплатить более высокую цену за регистратор. И вот заказать фискальный регистратор вы можете на сайте https://puls-kkm.ru/catalog/onlayn_kassy/fiskalnye_registratory/registratory/. В противном случае из-за длинных очередей на кассе вы потеряете часть клиентов и не сможете получить желаемую прибыль.
- Формат выпускаемых квитанций при оплате. К недорогим ФР относятся приборы с поддержкой в 57 мм, а если он обладает показателями 57 мм и 80 мм, то это уже более продвинутый, а поэтому и дорогой вариант.
- Наличие ЕГАИС или любых других дополнительных функций. Чем шире область деятельности фискального регистратора, тем выше его конечная стоимость.
Организация, в которую будет обращаться индивидуальный предприниматель, оказывает полный спектр услуг:
- Индивидуальный подбор модели фискального регистратора после изучения всех нюансов и специфики конкретного бизнеса, предупреждение о возможных подводных камнях и выбор наилучшего варианта для своего клиента с учетом собранных данных.
- Выбор и установка программного обеспечения, которое полностью удовлетворит требования и пожелания заказчика.
- Заключение договора с ОФД.
- Осуществление налоговой регистрации контрольно-кассовой техники.
Пользуясь данным предложением, деньги, вложенные в реорганизацию технической составляющей бизнеса, можно будет немного сэкономить лишь в том случае, если речь идет о крупном торговом деле, где ежемесячный оборот превышает средний уровень. Именно в такой отрасли необходима самая дорогая фискальная аппаратура. А если предприниматель владеет небольшой торговой точкой, данная услуга выйдет для него значительно дороже, чем самостоятельное решение вопроса.
Таблица популярных фискальных регистраторов и цены на них:
| Бренд и модель | Стоимость (в рублях) |
|---|---|
| Атол 30Ф | 6 990 |
| Атол 25Ф | 30 000 |
| FPrint-22ПТК | 34 000 |
| ШТРИХ-ON-LINE | 7 790 |
| ШТРИХ-LIGHT-01Ф | 28 000 |
| Вики Принт 57Ф | 6 590 |
| Кассир 57Ф | 9 900 |
Приблизительная стоимость покупки фискального регистратора под ключ в среднем составит 30 000–35 000 рублей и выше. На итоговый счет влияет вид регистратора, пакет предоставляемых услуг и ценовая политика фирмы-помощника.
При выборе ФР не стоит ограничиваться одной ценой, важно изучить все тонкости работы прибора, а потом сопоставить необходимость того или иного компонента для вашего бизнеса. Если вы имели опыт использования одного из приведенных в таблице регистраторов, поделитесь своими впечатлениями от работы с ним
Не забудьте, пожалуйста, указать модель.
Устройство и принцип работы
Из чего состоит фискальный аппарат:
- Фискальный накопитель. Основной компонент устройства, отвечающий за шифрование и безопасную обработку фискальных данных. Так как он съемный, периодически накопитель нужно заменять. Различается по сроку действия:
- 13 месяцев (используется при ведении бизнеса согласно общей системе налогообложения);
- 36 месяцев (используется при ведении бизнеса на ЕНВД, УСН).
- Печатающее устройство. Средство распечатки чеков, выдаваемых клиенту при осуществлении покупки. Отличается понескольким параметрам:
- наличие или отсутствие автоотрезчика;
- наличие или отсутствие сигнала, предупреждающего об окончании бумаги в лотке;
- скорость— в диапазоне от 200 мм/сек до 300 мм/сек.
- Коммуникационные и вычислительные модули. Под вычислительными элементами подразумевают флэш-память и процессор. Обмен информацией через сеть осуществляется за счет коммуникационных модулей.
Атол 50ф
Принцип работы фискального регистратора:
- Покупатель осуществляет оплату товара, после чего ему выдается напечатанный или же электронный чек. Согласно действующему законодательству, продавец обязан предоставить бумажный чек, а электронный высылается лишь в том случае, если этого пожелал покупатель.
- Информация о проведенной сделке отражается на внутреннем накопителе устройства, после чего осуществляется ее обработка.
- ККТ отправляет чек в ОФД (оператор фискальных данных).
- После чего на устройство приходит уведомление, в котором говорится об успешной отправке сведений.
- ОФД направляет полученные сведения в налоговую инспекцию.
- Клиент получает электронный или бумажный чек.
Фискальный регистратор позволяет законно провести сделку, так как в базе налоговой будет числиться выданный покупателю чек.
Способ подключения к компьютеру (интерфейсы)
Для работы фискального регистратора требуется подключению к компьютеру. Для этого устройство должно иметь специальные разъёмы (порты). Существуют различные варианты, но самым популярным является USB-порт. Альтернативой этому разъёму может послужить RS-232. Чеки передаются в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Для отправки нужен доступ к интернету. Некоторые фискальные регистраторы имеют возможность отправлять чеки напрямую. Это модели: АТОЛ 55Ф, АТОЛ FPrint-22ПТК, ШТРИХ-ЛАЙТ-01Ф, ШТРИХ-М-01Ф. Обычно такие модели оборудованы Ethernet-разъемом, либо на них установлены 2G/3G или Wi-Fi модули (опционально). Остальные модели передают информацию через кассовый компьютер, который в свою очередь имеет выход в интернет.
| RS-232 | USB-порт | Ethernet-разъемом |
Некоторые фискальные регистраторы помимо подключения к компьютеру имеют еще дополнительные порты для подключения другого торгового оборудования, например денежного ящика. У большинства моделей есть разъем RJ-12 или RJ-11. Если такой порт отсутствует, то придётся использовать механический денежный ящик.
Разъемы ККТ для денежного ящика бывают 12-ти и 24-х вольтовые — RJ-12 (12V) и RJ-12 (24V). Это необходимо учитывать при выборе денежного ящика под фискальный регистратор.
Если у вас модель фискальный регистратор Вики Принт 57 Плюс Ф или Вики Принт 57 Ф, то из электромеханических ящиков вам подойдет 12-ти вольтовый EK-330-12В. Либо любой ящик с механическим замком.
Функционал личного кабинета
Основные функции у всех операторов практически не различаются:
- Регистрация, перерегистрация, управление контрольно-кассовыми аппаратами;
- Осуществление дистанционного контроля за работоспособностью кассы;
- Генерирование статистических сводок и аналитических отчетов.Клиент получает возможность контролировать приход и возврат по разным группам товаров, возможность получения информации от ТОП-5 самых продаваемых товаров за последнюю неделю;
- Проверка и отправка электронных чеков покупателям;
- Оплата услуг оператора, продление обслуживания.
Зарегистрированные пользователи могут участвовать в бонусных программах операторов. Например, ОФД «Контур» предлагает бонусные баллы за покупки на сервисе, которые можно потратить на скидку при покупке, продление услуги, приобретении подарочного сертификата.
Дополнительные возможности пользователей будут предложены в личном кабинете после регистрации на сайте.
Отличие фискального регистратора от онлайн кассы
Оба устройства являются разновидностями контрольно-кассовых регистраторов. Несмотря на общие черты, они имеют ряд существенных отличий, которые проявляются при ведении предпринимательской деятельности:
Онлайн касса применяется в малом бизнесе. В неё можно внести ограниченный перечень товаров и услуг. Фискальный регистратор имеет практически неограниченную память. Количество пунктов, которые в него вбиваются, позволяют полноценно функционировать крупным торговым сетям. ФР позволяет вносить изменения в базу данных в любое время. В онлайн кассе менять пробитый товар невозможно
Это важно, так как в магазины на протяжении всего рабочего времени поступает продукция, которую нужно внести в базу данных. Кассовый аппарат имеет функцию только распечатывания чеков, ФР также формирует расходные накладные и другие необходимые документы учета. При использовании ФР на мониторе появляется вся нужная информация о продукте и поступает в налоговую инспекцию. Это происходит благодаря сканированию товаров. Особенности указанных видов ККТ прослеживаются на распечатанном чеке, различия которого состоят в его ширине и записанной информации (цена, скидки, количество, акции, баллы). ФР подключается и работает непосредственно через компьютер или POS-терминал
Онлайн касса полностью автономна. Информация в неё вносится через дисплей и клавиатуру. Регистратор сам по себе имеет встроенную фискальную память. Данные, которые в него вносятся, невозможно стереть без участия программиста. ФР важен для полноценной работы предприятия. В нём прослеживается движение товара от его поступления на склад до продажи в торговой точке. Система контролирует все этапы ведения предпринимательской деятельности. При работе ФР продажи происходят исключительно в автоматизированном режиме. Управление процессом происходит из товарно-учётной системы. Все акции и скидки закреплены и не могут изменяться. В кассовом аппарате существует возможность установки цены и скидок в ручном режиме. Фискальные регистраторы обладают большей надёжностью и скоростью работы. Это обуславливается функциями и условиями, при которых применяется данное оборудование. ФР позволяет регулировать наличие товара в режиме реального времени, что очень важно для больших супермаркетов. ФР важны для оперативной и аналитической деятельности. В отличие от автономных онлайн касс, они фиксируют все изменения в товарообороте предприятия во всех магазинах и складах. Автономная касса дешевле по стоимости, проще по внешнему виду и не требует дополнительных внешних устройств для подключения. ФР выдаёт широкую кассовую ленту, что часто имеет значение для покупателей. Новейшие фискальные регистраторы имеют возможность подключения к внешним устройствам, смартфонам и мобильным приложениям, что позволяет систематизировать и автоматизировать работу предприятия вплоть до подачи отчётов в налоговую инспекцию.
Однако если предпринимательская деятельность является крупной, приобретение фискального регистратора неизбежно. ФР позволяет оптимизировать работу сетей и супермаркетов. Благодаря этому прибору отслеживается товарооборот от поставки продукции на склад до продажи. Фискальный регистратор незаменим для бизнес-аналитики. С помощью программ, установленных на него, легко провести маркетинговые исследования и разработать бизнес-проект. ФР отслеживает работу сотрудников и выявляет мошенничество всех видов на предприятии. Применение ФР позволяет разрабатывать стратегию деятельности учреждения. При серьёзном решении заняться средним и крупным бизнесом, установка фискального регистратора поможет соблюсти нормы ФЗ-54 и систематизировать работу предприятия с целью получения прибыли.
Выбор регистратора: особенности линеек устройств от брендов
Выше мы отметили, что современные российские бренды, выпускающие регистраторы, предлагают рынку в целом одинаково конкурентные решения. Однако предпринимателю нужно уметь разбираться в специфике конкретных брендов, в особенностях конкретных решений, относящихся к тем или иным линейкам. Например, если предприниматель планирует приобрести фискальный регистратор FPrint, то ему нужно иметь в виду, что такие устройства, как, например, 5200K и 88K данной линейки, характеризуются самой высокой производительностью, в то время как девайс 03K имеет достаточно скромные показатели и классифицируется как бюджетное решение.
Таким образом, при оснащении магазина следует заранее изучать специфику индексов фискальных регистраторов от конкретных брендов-производителей. В рамках одной и той же линейки устройства могут быть представлены решения, заметно различающиеся: по дизайну, по экономичности, по размеру. Данные критерии также могут быть важны предпринимателю — например, с точки зрения применимости фискальных регистраторов в магазине с определенной тематикой. Для одних торговых точек будут оптимальны миниатюрные решения, для других — габаритные. В магазине деловой одежды будут, вероятно, приветствоваться, девайсы со строгим дизайном, в магазине детских игрушек — те, что имеют более яркий внешний вид.
Бренды, поставляющие на российский рынок фискальные регистраторы, могут применять разные подходы к ценовой политике при реализации выпускаемых решений. Например, скидки при оптовых закупках, различные акции. Предпринимателям полезно вести активный мониторинг деятельности данных брендов, узнавать новости о них. Безусловно, нужно отслеживать и новинки рынка: в силу достаточно высокой конкуренции поставщиков могут появляться решения, заметно опережающие по эффективности те, что распространены в среде торговых бизнесов, но поставляемые по той же или даже по более низкой цене.
Как выбрать онлайн-кассу
Онлайн-касса должна соответствовать требованиям 54-ФЗ. Чтобы это проверить, найдите модель кассы в реестре ККТ на сайте налоговой.
В реестре на сайте налоговой собраны все модели кассовых аппаратов, которые разрешено использовать в работе. Сейчас в реестре 186 моделей и он постоянно обновляется.
Реестр контрольно-кассовой техники — сайт налоговой
Если купить кассу не из реестра ККТ, ее не получится зарегистрировать. Причем для налоговой работа на такой кассе будет выглядеть так, будто кассы вообще нет. За это ИП и руководители компаний могут заплатить штраф не меньше 10 000 ₽, а юрлица — 30 000 ₽.
Все онлайн-кассы можно разделить на кассы автономного типа, облачные, POS-системы. Иногда вместо онлайн-кассы можно использовать фискальный регистратор.
Фискальный регистратор — аппарат без клавиатуры и дисплея. Для работы его нужно подключить его к компьютеру или планшету с кассовой программой. Примеры фискальных регистраторов: АТОЛ 11Ф, АТОЛ 25Ф, АТОЛ 30Ф. Выглядят они примерно так:
Фискальный регистратор работает только при подключении к компьютеру
Фискальный регистратор состоит из трех компонентов:
- фискальный накопитель;
- принтер чеков;
- вычислительно-коммуникационный модуль.
Не будем вдаваться в подробности
Важно, что габариты фискального регистратора зависят от того, на какую ширину чековой ленты он рассчитан: есть узкие модели под ленту 58 мм, есть под более широкую ленту — до 80 мм
Фискальный регистратор — это не совсем онлайн-касса. Вот какие различия:
| Фискальный регистратор | Онлайн-касса | |
|---|---|---|
| Присоединение к компьютеру | Обязательно | Работает без подключения, самостоятельно |
| Встроенное программное обеспечение | Нет, нужно присоединять регистратор к компьютеру и устанавливать на него кассовую программу | Стоит внутри кассы, готово к работе |
| Скорость печати чеков | До 300 мм/с | Превышает 100 мм/с |
| Чеки шириной 80 мм | Печатает | Нет |
В истории с фискальным накопителем все операции кассир совершает на компьютере. Здесь есть свои плюсы и минусы:
Онлайн-касса автономного типа. Это самая простая онлайн-касса. Подойдет для выездной торговли, курьеров и мелкой розницы. Например, Атол 91Ф Lite, Атол 91Ф, Атол 92Ф, Меркурий 185Ф. Выглядит вот так:
У автономной кассы небольшой экран, и она похожа на калькулятор с кнопками. Например, это Атол 92Ф
У автономной кассы есть и плюсы, и минусы:
Компактные размеры — помещается в карман или сумку.
Мощные аккумуляторы — долго держит заряд.
Можно использовать на улице — есть защита от влаги и морозов.
Подключение по беспроводной сети через Wi-Fi, сим-карту или по Bluetooth.
Стоит от 5700 до 40 000 ₽. Минимальная цена — обычно без фискального накопителя.
Низкая скорость печати чеков (40 мм в секунду) и нет автоотреза — медленное обслуживание большого потока покупателей.
Не интегрируется с компьютером — не подойдет для крупных торговых сетей.
Позиции товаров придется вводить вручную — не подойдет для розницы, где таких позиций тысячи.
Чтобы подключить оплату на сайте, нужно оформить договор интернет-эквайринга с банком или подключиться к платежному сервису — ЮКassa, Робокассе, PayPal и другим. Из касс подойдет, например АТОЛ Онлайн.
Плюсы и минусы:
Покупать кассу не нужно — продавец берет ее в аренду.
Не занимает место в офисе или на складе — это не физическая касса с кнопками и принтером чеков.
Продавцу не нужно самостоятельно менять фискальный накопитель — обслуживанием занимается арендодатель.
Стоит в среднем от 1500 ₽ в месяц.
Нельзя напечатать бумажные чеки.
POS-система — это комплекс оборудования, в котором все устройства интегрированы между собой: например, онлайн-касса, сканер штрихкодов, весы. Подойдет рознице с большим потоком клиентов и большим ассортиментом товаров. Например, Атол Ритейл 54.
Плюсы и минусы POS-систем:
Несложно обновить, если в законе появятся изменения.
Автоматизирует работу магазина — загружает в кассу товары и цены, отслеживает печать ценников, закрытие и открытие смены, добавляет акции, распродажи и скидки.
Производители продают запчасти к таким системам даже после снятия модели с производства.
Стоит дорого — до 150 000 ₽.
Выбирайте онлайн-кассу в зависимости от целей бизнеса:
Новый формат фискальных документов
Напомним, что с 06.08.2019 в Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ внесены изменения, касающиеся торговли маркированными товарами. Так, пользователи онлайн-касс, которые обязаны передавать информацию в систему маркировки, при расчете с покупателем за маркированный товар должны формировать запросы о коде маркировки и уведомления о реализации товара (п. 6.1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).
Однако форматы фискальных документов версии 1.05, 1.1 не могли обеспечить необходимое взаимодействие между продавцом и оператором. Для этих целей налоговая служба разработала ФФД 1.2.
В отличие от ФФД 1.05 и 1.1, версия 1.2 содержит новые фискальные документы:
- «Запрос о коде маркировки»;
- «Ответ на запрос»;
- «Уведомление о реализации маркированного товара»;
- «Квитанция на уведомление».
Достоверность кода маркировки проверяется с помощью фискального накопителя (если код маркировки содержит код проверки, который может быть самостоятельно проверен ФН) или через оператора системы маркировки. Пользователь в момент продажи маркированного товара формирует запрос о коде маркировки и направляет его через оператора фискальных данных (ОФД) оператору системы маркировки. В числе прочего запрос содержит (Таблицы 104, 105, 108, 127 Приложения № 2 к Приказу № 662):
- код маркировки (Тег 2000);
- тип кода маркировки (Тег 2100);
- результат проверки кода проверки кода маркировки (Тег 2004) – сведения о возможности проверки кода маркировки фискальным накопителем («не может быть проверен»/«может быть проверен»), а также результат проверки;
- планируемый статус товара (Тег 2003) – к примеру, «штучный товар реализован» (значение «1») или «мерный товар в стадии реализации» (значение «2») и др.
Запрос о коде маркировки хранится в фискальном накопителе недолго – до получения ответа на запрос, или до формирования нового запроса, или до завершения формирования текущего кассового чека, или до его аннулирования (п. 162 Приложения № 2 к Приказу № 662).
В ответе на запрос оператор системы маркировки указывает следующую информацию, которая передается в онлайн-кассу для сведения кассиру:
- результат проверки кода проверки кода маркировки («отрицательный»/«положительный»);
- статус товара («корректен»/«некорректен») — значение «0», если статус товара некорректен, или «1», если статус товара корректен. Результат обусловлен данными по Тегу 2003 (см. выше).
Результат проверки не влияет на возможность реализовать товар. Поэтому решение о продаже товара должен принять продавец.
После оформления кассового чека оператору направляется уведомление о реализации маркированного товара, в котором фиксируется и результат проверки сведений о товаре (Тег 2106 входит в состав Тега 2007 «Данные о маркированном товаре»). Эта информация отображается также и в кассовом чеке отдельно для каждого предмета расчета (Тег 1059). Уведомление о реализации хранится в фискальном накопителе до поступления соответствующей квитанции на уведомление.
Количество уведомлений о реализации маркированного товара (Тег 2104), которые не были переданы, теперь можно посмотреть в «Отчете о текущем состоянии смены» и в «Отчете о закрытии смены». Кроме того, отчет о закрытии смены содержит признак некорректных кодов маркировки (Тег 2112), признак некорректных запросов и уведомлений (Тег 2113).
Если онлайн-касса используется в автономном режиме, запрос о коде маркировки не формируется. Проверка кода маркировки происходит с помощью фискального накопителя по коду проверки (если код маркировки содержит код проверки, который может быть самостоятельно проверен ФН). При этом на основании уведомлений о реализации маркированного товара создается другой документ — «Отчет о реализации маркированного товара» (п.п. 161, 165, 174 Приложения № 2 к Приказу № 662). Пошаговый процесс формирования отчета приведен в пункте 177 Приложения № 2 к Приказу № 662.
